Cũng vào ngày khai trương Hệ thống e-Cabinet tới đây, phiên họp Chính phủ đầu tiên thông qua Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ sẽ diễn ra dưới sự chủ trì của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc. Đây sẽ là một dấu mốc quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử tại Việt Nam.
Hướng tới Chính phủ không giấy tờ
Với mục tiêu đổi mới phương thức làm việc của Chính phủ trên cơ sở ứng dụng mạnh mẽ CNTT, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành, Thủ tướng Chính phủ đã giao cho Văn phòng Chính phủ (VPCP) chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan liên quan xây dựng Hệ thống e-Cabinet. Ngày 27/02/2019, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP đã có Quyết định số 168/QĐ-VPCP phê duyệt Đề án xây dựng e-Cabinet với thời gian dự kiến khai trương vào tháng 6/2019.
E-Cabinet khi đưa vào hoạt động sẽ hỗ trợ đắc lực cho các phiên họp Chính phủ khi đầy đủ các chức năng như: Cập nhật, quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu phiên họp; quản lý phiên họp (từ thành phần, nội dung chương trình; phát biểu, thảo luận, tham gia ý kiến, chỉnh sửa dự thảo văn bản, biểu quyết điện tử (cổ xác thực chữ ký số) của các Thành viên Chính phủ. Thành viên Chính phủ vắng mặt tại phiên họp có thể tham gia ý kiến và biểu quyết, điện tử thông qua thiết bị di động.
E-Cabinet cũng bao gồm chức năng hỗ trợ xử lý công việc của Chính phủ; quản lý việc gửi Phiếu lấy ý kiến thành viên Chính phủ hay gồm cả việc nhắn tin điện thoại SMS, gửi email thông báo đến các Thành viên Chính phủ, các thành phần dự họp Chính phủ, tự động cảnh báo, nhắc quá hạn cho Thành viên Chính phủ và bộ phận tham mưu, giúp việc khi có nội dung quá hạn cho ý kiến…
Để bảo đảm sẵn sàng đưa e-Cabinet vào sử dụng trong tháng 6/2019, VPCP đã gấp rút triển khai và quyết tâm phấn đấu đưa vào sử dụng Hệ thống e-Cabinet đúng tiến độ, đúng mục tiêu hướng tới một Chính phủ phi giấy tờ. Liên tục các cuộc họp, làm việc được Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng chủ trì cùng các cơ quan liên quan như Bộ Thông tin và Truyền thông, Ban Cơ yếu Chính phủ, các chuyên gia Ngân hàng Thế giới, Ngân hàng phát triển châu Á, Tập đoàn Viettel... nhằm xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai e-Cabinet.
Yêu cầu được nhấn mạnh với Hệ thống e-Cabinet được Tập đoàn Viettel xây dựng là phải bảo đảm an toàn thông tin; bảo mật cao; sử dụng các mã hóa của Ban Cơ yếu Chính phủ trong lưu trữ, truyền dữ liệu; đảm bảo an toàn hạ tầng mạng; máy chủ; ứng dụng và dữ liệu trên cả hệ thống web hay ứng dụng trên máy tính bảng…
Nhiều buổi tập huấn, thử nghiệm Hệ thống e-Cabinet đã được VPCP tổ chức với sự tham gia của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP; các Phó Chủ nhiệm VPCP, các đồng chí thư ký, trợ lý các thành viên Chính phủ… VPCP cũng liên tục tổ chức tập huấn cho tất cả cán bộ, công chức để bảo đảm cán bộ VPCP phải thành thạo nhất khi sử dụng Hệ thống này.
Mục tiêu hết năm 2019 họp Chính phủ không giấy tờ
Mục tiêu cụ thể của e-Cabinet đã được xác định là giảm thời gian các phiên họp Chính phủ, phấn đấu đến hết năm 2019 giảm 30% thời gian họp so với trung bình các năm trước. E-cabinet cũng giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy trong các phiên họp Chính phủ. Phấn đấu đến hết năm 2019 đạt mục tiêu họp Chính phủ không giấy tờ, sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp Chính phủ (trừ văn bản có độ mật).
Theo ông Trần Anh Tiến, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ (VPCP), Hệ thống e-Cabinet được xây dựng với các chức năng cơ bản đáp ứng yêu cầu 5 nhóm nhiệm vụ chính: Quy trình tạo, trình và phê duyệt phiếu lấy ý kiến các Thành viên Chính phủ; Quy trình lấy ý kiến và tổng hợp ý kiến của các Thành viên Chính phủ; Quy trình chuẩn bị cuộc họp của Chính phủ; Quy trình tổ chức diễn biến cuộc họp Chính phủ; Quy trình ban hành Nghị quyết phiên họp Chính phủ.
Trong các buổi làm việc để triển khai e-Cabinet, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP liên tục nhấn mạnh về việc, một Chính phủ phi giấy tờ là thay vì họp hành nhiều, dùng văn bản giấy nhiều, các thành viên Chính phủ sẽ trao đổi với nhau trên nền điện tử. Khi đó, tại các phiên họp Chính phủ, các Bộ trưởng, thành viên Chính phủ chỉ bàn những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, hoặc dành thời gian để biểu quyết.
Tầm quan trọng của việc đưa Hệ thống E-cabinet vào hoạt động cũng được người đứng đầu VPCP nhấn mạnh là bước tiến mới, bước tiến quan trọng của Chính phủ trong việc thực hiện Chính phủ phi giấy tờ, là bước thay đổi cơ bản bởi thay vì xử lý hồ sơ trên giấy thường xuyên sẽ xử lý toàn bộ việc họp của Chính phủ, các thành viên Chính phủ thông qua điện tử.
Nói cách khác khi e-Cabinet đi vào hoạt động là tạo ra sự minh bạch, giảm thời họp, giảm giấy tờ và nâng cao hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Thay đổi tư duy chỉ xử lý hồ sơ trên giấy
Trong các cuộc họp triển khai, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng từng nhiều lần nhấn mạnh việc đội ngũ cán bộ cần thay đổi thói quen, thay đổi tư duy từ việc chỉ xử lý hồ sơ trên giấy sang xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử. Việc không thay đổi tư duy hay chưa sẵn sàng và còn ngại sử dụng công nghệ là một trọng những vấn đề gây ảnh hưởng đến tiến trình xây dựng Chính phủ điện tử.
Để khắc phục điều này, theo Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP, có rất nhiều giải pháp đồng bộ và chỉ đạo quyết liệt trong việc thực hiện. Đó là việc đẩy mạnh hoàn thiện các quy định liên quan đến ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc của cơ quan nhà nước. Một cơ sở pháp lý đầy đủ sẽ giúp cho việc triển khai được thống nhất, là căn cứ để theo dõi, đánh giá cán bộ, công chức trong thi hành công vụ.
Vai trò của người đứng đầu cũng được nhấn mạnh, nhất là việc sử dụng hệ thống e-Cabinet cùa các thành viên Chính phủ bởi người đứng đầu các cơ quan sử dụng thì không có lý do gì các cán bộ, công chức không sử dụng và cơ quan đó không ứng dụng tốt CNTT trong công việc.
Sau thời gian Hệ thống e-Cabinet đi vào hoạt động, theo Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP, Hệ thống sẽ được đánh giá toàn diện về hiệu quả, sau đó VPCP sẽ xin chủ trương của Thủ tướng Chính phủ để triển khai tại các Bộ, ngành, địa phương, cụ thể hóa quyết tâm xây dựng Chính phủ phi giấy tờ và ít họp hành. Đây cũng là hiện thực hóa của quyết tâm xây dựng Chính phủ kiến tạo, liêm chính, hành động, phục vụ người dân và doanh nghiệp.
Từ những kết quả bước đầu trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử như: Khai trương Trục liên thông văn bản quốc gia (ngày 12/3), chuẩn bị ra mắt Hệ thống e-Cabinet (ngày 24/6) và dự kiến khai trương Cổng Dịch vụ công Quốc gia vào tháng 11/2019, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP cho biết đây là những cải cách, đổi mới phương thức làm việc trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, là sự thay đổi phong cách làm việc theo hướng quản trị hiện đại.
